PHẦN MỀM THI CÔNG SỐ HÓA TÀI LIỆU
Phần mềm thi công số hóa tài liệu là một ứng dụng hoặc hệ thống công nghệ được thiết kế để chuyển đổi các tài liệu vật lý hoặc tài liệu ở định dạng truyền thống (như giấy, sách, hồ sơ) thành các tệp tài liệu số hóa, lưu trữ và quản lý trên máy tính hoặc các hệ thống đám mây. Quá trình số hóa này thường bao gồm các công đoạn như quét tài liệu, nhận dạng ký tự quang học (OCR), phân loại, gắn thẻ (tagging), và lưu trữ tài liệu trong cơ sở dữ liệu. Phần mềm thi công số hóa tài liệu được sử dụng để tối ưu hóa việc quản lý tài liệu và tăng cường hiệu quả trong việc tìm kiếm, truy cập, và chia sẻ thông tin. Các đặc điểm chính của phần mềm thi công số hóa tài liệu.
1. Quét và chuyển đổi tài liệu
- Hỗ trợ quét tài liệu từ các thiết bị đầu vào như máy quét hoặc máy photocopy.
- Chuyển đổi tài liệu thành các định dạng số như PDF, DOCX, hoặc các hình ảnh kỹ thuật số (JPEG, PNG).
2. Nhận dạng ký tự quang học (OCR)
- Chuyển đổi nội dung văn bản trong tài liệu số hóa thành văn bản có thể chỉnh sửa hoặc tìm kiếm được.
- Nhận dạng ký tự tiên tiến, có khả năng chuyển đổi hình ảnh và tài liệu scan thành văn bản số với độ chính xác cao, hỗ trợ đa ngôn ngữ, kể cả Tiếng Việt có dấu.
-Tự động nhận diện, thu thập các thông tin từ tài liệu không có cấu trúc (như hóa đơn, hợp đồng, báo cáo).
-Tự động phân loại, chuyển đổi các tài liệu này thành định dạng dữ liệu số (như JSON), sẵn sàng để lưu trữ, tra cứu hoặc tích hợp vào các hệ thống khác.
-Tích hợp tính năng dịch thuật tự động cho tài liệu số hóa, hỗ trợ hơn 87 ngôn ngữ. Được hỗ trợ bởi LLM, tính năng đảm bảo chất lượng dịch thuật giữ nguyên ngữ cảnh và ý nghĩa, đặc biệt hữu ích cho các tài liệu quốc tế hoặc các doanh nghiệp có hoạt động đa quốc gia.
-Tích hợp chatbot AI thông minh cho phép truy vấn, tìm kiếm dữ liệu từ kho tài liệu nội bộ nhanh chóng.
3. Tích hợp quản lý tài liệu
Lưu trữ tài liệu trong các thư mục có cấu trúc hoặc trên hệ thống quản lý tài liệu (DMS – Document Management System).
4. Tìm kiếm và truy cập nhanh chóng, hỗ trợ phân loại và gắn thẻ
- Cung cấp các công cụ tìm kiếm theo từ khóa, ngày tháng, hoặc nội dung để truy xuất tài liệu một cách nhanh chóng.
- Tự động phân loại tài liệu dựa trên nội dung hoặc định dạng.
- Gắn thẻ để dễ dàng quản lý và tìm kiếm.
5. Tính bảo mật cao
Đảm bảo các tài liệu số hóa được mã hóa và bảo vệ với các biện pháp kiểm soát truy cậpf
PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU
Các tổ chức - bất kể ngành nghề nào - xử lý một lượng lớn tài liệu ở cả dạng kỹ thuật số và giấy tờ. Trên thực tế, trung bình một nhân viên văn phòng sử dụng 10,000 tờ giấy, hàng năm. Áp dụng thống kê này cho một tổ chức gồm 100 hoặc thậm chí 500 nhân viên và bạn nhanh chóng bắt đầu đánh giá cao khối lượng tài liệu di chuyển qua các tổ chức.
Các tổ chức này thường hoạt động tốt nhất khi họ có thể sử dụng các quy trình tự động để xử lý tài liệu với tốc độ, chính xác và không gặp rắc rối từ các quy trình làm việc thủ công cồng kềnh hoặc khó định vị thông tin.
Rất có thể tổ chức của bạn không khác. Doanh nghiệp bạn có thể nhận ra sự kém hiệu quả của việc quản lý tất cả các tài liệu và các quy trình quản lý thủ công tẻ nhạt đang ảnh hưởng đến năng suất của đội ngũ. Bạn tin rằng phải có một cách tốt hơn. Nếu bạn chưa xem xét quản lý tài liệu cho doanh nghiệp của mình - hoặc bạn đang muốn tận dụng tối đa các giải pháp quản lý tài liệu cho công ty của mình - hãy bắt đầu bằng cách tìm hiểu thêm về công nghệ này ngay hôm nay.
I. Phần mềm quản lý tài liệu là gì?
Phần mềm quản lý tài liệu là một giải pháp kỹ thuật số giúp các tổ chức xử lý, chụp, lưu trữ, quản lý và theo dõi tài liệu. Bằng cách quản lý chặt chẽ thông tin kinh doanh quan trọng của doanh nghiệp, bạn có thể phát triển các quy trình bắt đầu, thực hiện và hoàn thành một cách ổn định, có thể dự đoán được, có thể đo lường được. Hầu như không thể thiết kế và thực hiện các quy trình kinh doanh đáng tin cậy và quy trình làm việc kỹ thuật số nếu không có phần mềm quản lý tài liệu đầy đủ tính năng.
Một số thành phần của phần mềm quản lý tài liệu bao gồm:
1. Kho lưu trữ tài liệu: Đây là nơi các tài liệu và dữ liệu liên quan được lưu trữ. Tùy thuộc vào cách bạn chọn thiết lập hệ thống quản lý tài liệu của mình, kho lưu trữ có thể nằm trên đám mây hoặc tại chỗ. Các tùy chọn đám mây thường có khả năng mở rộng hơn và ít tốn kém hơn, mặc dù các yêu cầu tuân thủ quy định của một số ngành có thể bắt buộc tài liệu phải được lưu trữ trên các máy chủ nội bộ.
2. Trình xem tài liệu: Đây là một trong những thành phần chính của giao diện người dùng. Đó là nơi mọi người có thể xem tài liệu và hình ảnh trên máy tính hoặc thiết bị di động của họ. Phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất có thể hiển thị các bản vẽ PDF, JPG, TIF, CAD và các phiên bản hình ảnh khác cũng như hiển thị các tài liệu điện tử ở định dạng gốc của chúng.
3. Công cụ quy trình làm việc: Các công cụ quy trình làm việc định tuyến tài liệu đến các nhân viên hoặc nhóm trong công ty của bạn hoặc cho khách hàng hoặc đối tác kinh doanh bên ngoài công ty. Các phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cung cấp các tùy chọn để tối ưu hóa và tự động hóa quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
4. Lập chỉ mục cho tìm kiếm mạnh mẽ: Dữ liệu chỉ mục phân loại tài liệu và xác định các loại tài liệu. Lập chỉ mục cho phép bạn di chuyển tài liệu thông qua các quy trình công việc thích hợp và tìm thấy chúng sau này. Ví dụ: bạn có thể cần tìm một hóa đơn được gửi cho ông Smith vào tháng 2020 năm XNUMX. Nếu tài liệu được lập chỉ mục theo loại, số tài khoản và ngày, bạn có thể tìm kiếm tất cả các chứng từ hóa đơn từ ngày 1 tháng 31 đến ngày XNUMX tháng XNUMX năm đó có chứa số tài khoản của ông Smith.
5. Khả năng OCR (OCR là viết tắt của Nhận dạng ký tự quang học): Đây là công nghệ chuyển đổi văn bản từ hình ảnh thành dữ liệu có thể được sử dụng bởi phần mềm kinh doanh. Ví dụ: một công cụ OCR có thể lấy tất cả thông tin thích hợp từ sơ yếu lý lịch và tải nó vào hệ thống theo dõi ứng viên.
6. Công cụ tìm kiếm: Công cụ tìm kiếm cho phép nhân viên của bạn thu hẹp kết quả để tìm tài liệu họ cần. Tùy thuộc vào tiêu chí của bạn và cách phần mềm của bạn được thiết lập, bạn có thể tìm kiếm theo loại tài liệu, giá trị chỉ mục, từ khóa và văn bản đầy đủ.
7. Tùy chọn tích hợp: Các tùy chọn tích hợp cho phép bạn sử dụng hệ thống quản lý tài liệu của mình kết hợp với phần mềm kế toán, ERP hoặc các giải pháp khác. Ví dụ, DocuWare đã tích hợp với hơn 500 ứng dụng, bao gồm QuickBooks, SAGE, Outlook và SAP.
II. Phần mềm quản lý tài liệu trên đám mây
Nhiều công ty đang chuyển đổi từ các hệ thống tại chỗ cũ hơn sang phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS) dựa trên đám mây. Sự chuyển đổi này sẽ chỉ tiếp tục. Sự "linh hoạt" của đám mây đang thúc đẩy xu hướng này. So với các hệ thống tại chỗ yêu cầu triển khai, nâng cấp và bảo trì thường xuyên, phần mềm đám mây triển khai nhanh chóng và yêu cầu hỗ trợ CNTT nội bộ tối thiểu.
"Sự linh hoạt" này cung cấp nhiều lợi ích khác bao gồm khả năng mở rộng quy mô dễ dàng khi doanh nghiệp của bạn phát triển và hoạt động linh hoạt tốt hơn. Kết quả? Cải thiện hiệu quả, năng suất và sự nhanh nhẹn — tất cả đều giúp bạn thiết lập một tốc độ mới cho doanh nghiệp.