1. Kho lưu trữ tài liệu: Đây là nơi các tài liệu và dữ liệu liên quan được lưu trữ. Tùy thuộc vào cách bạn chọn thiết lập hệ thống quản lý tài liệu của mình, kho lưu trữ có thể nằm trên đám mây hoặc tại chỗ. Các tùy chọn đám mây thường có khả năng mở rộng hơn và ít tốn kém hơn, mặc dù các yêu cầu tuân thủ quy định của một số ngành có thể bắt buộc tài liệu phải được lưu trữ trên các máy chủ nội bộ.
2. Trình xem tài liệu: Đây là một trong những thành phần chính của giao diện người dùng. Đó là nơi mọi người có thể xem tài liệu và hình ảnh trên máy tính hoặc thiết bị di động của họ. Phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất có thể hiển thị các bản vẽ PDF, JPG, TIF, CAD và các phiên bản hình ảnh khác cũng như hiển thị các tài liệu điện tử ở định dạng gốc của chúng.
3. Công cụ quy trình làm việc: Các công cụ quy trình làm việc định tuyến tài liệu đến các nhân viên hoặc nhóm trong công ty của bạn hoặc cho khách hàng hoặc đối tác kinh doanh bên ngoài công ty. Các phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất cung cấp các tùy chọn để tối ưu hóa và tự động hóa quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
4. Lập chỉ mục cho tìm kiếm mạnh mẽ: Dữ liệu chỉ mục phân loại tài liệu và xác định các loại tài liệu. Lập chỉ mục cho phép bạn di chuyển tài liệu thông qua các quy trình công việc thích hợp và tìm thấy chúng sau này. Ví dụ: bạn có thể cần tìm một hóa đơn được gửi cho ông Smith vào tháng 2020 năm XNUMX. Nếu tài liệu được lập chỉ mục theo loại, số tài khoản và ngày, bạn có thể tìm kiếm tất cả các chứng từ hóa đơn từ ngày 1 tháng 31 đến ngày XNUMX tháng XNUMX năm đó có chứa số tài khoản của ông Smith.
5. Khả năng OCR (OCR là viết tắt của Nhận dạng ký tự quang học): Đây là công nghệ chuyển đổi văn bản từ hình ảnh thành dữ liệu có thể được sử dụng bởi phần mềm kinh doanh. Ví dụ: một công cụ OCR có thể lấy tất cả thông tin thích hợp từ sơ yếu lý lịch và tải nó vào hệ thống theo dõi ứng viên.

Secure Your Spot